Versiyon ve revizyon, PDM terminolojisinde farklı kavramlardır. Versiyon, bir dosyada yapılan her kayıt işleminde otomatik artar: her check-in yeni bir versiyon numarası oluşturur. Revizyon ise tasarım sürecindeki resmi değişiklik aşamalarını ifade eder ve genellikle harf veya sayı dizisiyle gösterilir (A, B, C veya 01, 02).

SOLIDWORKS PDM her versiyonu saklar; hiçbir veri üzerine yazılmaz. Herhangi bir versiyona geri dönülebilir; iki versiyon arasındaki fark görsel olarak karşılaştırılabilir. Revizyon geçişleri iş akışına bağlanabilir: belirli bir onay adımı tamamlandığında revizyon otomatik ilerler.

•    Versiyon geçmişi: kim, ne zaman, ne değiştirdi — tam kayıt
•    Revizyon şablonu: firmaya özel revizyon numaralandırma mantığı
•    Referans izleme: bir parça değiştiğinde bu parçayı kullanan montajlar otomatik tespit edilir
•    Tasarım donma (freeze): onaylanmış revizyon kilitlenir, yanlışlıkla üzerine yazılamaz

PDM vault'u, standart bir ağ dizininden farklı çalışır. Dosyalar vault sunucusunda merkezi olarak saklanır; kullanıcıların iş istasyonlarındaki yerel kopya, vault'un önbelleğidir. Dosyayı düzenlemek için check-out yapılır: vault'taki dosya kilitlenir, yerel kopyaya yazma izni verilir.

Vault, CAD dosyalarının referans bütünlüğünü korur. Bir montaj dosyası onlarca parça dosyasına referans verir; parça dosyası taşınır veya yeniden adlandırılırsa SOLIDWORKS montajı dosyayı bulamaz. PDM bu taşıma ve yeniden adlandırma işlemlerini referans bütünlüğünü koruyarak yapar.

•    Gelişmiş arama: dosya adı, meta veri, özellikler (malzeme, açıklama, proje numarası) ve içerik bazlı arama
•    Otomatik önizleme: vault'ta bir dosyayı seçince SOLIDWORKS açmadan geometri önizlenir
•    Dosya formatı bağımsızlığı: CAD dosyaları yanı sıra PDF, Word, Excel, görsel ve e-posta vault'ta saklanabilir
•    Toplu içe aktarım: mevcut dizin yapısı vault'a aktarılır; klasör hiyerarşisi korunur.

PDM'de erişim kontrolü kullanıcı grupları ve izin seviyeleri üzerinden yönetilir. Her vault klasörüne farklı yetki tanımlanabilir: mühendislik departmanı tasarım klasörünü düzenleyebilirken satın alma departmanı yalnızca okuyabilir.

•    Okuma: dosyayı görüntüleme ve indirme
•    Check-out/Check-in: dosyayı kilitleyip düzenleme ve yükleme
•    Silme: dosya veya klasör silme (ayrıca tanımlanır)
•    Yönetici: vault yapısını ve kullanıcı izinlerini yönetme

Windows Active Directory ile entegrasyon, kullanıcı hesaplarının merkezi olarak yönetilmesini sağlar. Yeni çalışan eklendiğinde veya ayrıldığında PDM erişimi AD üzerinden düzenlenir; ayrıca PDM'de manuel işlem gerekmez.

İş akışı, bir dosyanın tasarım sürecindeki durumunu (state) ve durumlar arasındaki geçişleri (transition) tanımlar. Tipik bir mühendislik onay iş akışı şu durumları içerebilir: Taslak → İnceleme → Onay Bekliyor → Onaylandı → Üretimde.

Her geçiş koşullara bağlanabilir: belirli bir kullanıcı grubunun onayı, zorunlu meta veri doldurulması veya bir bağımlı dosyanın onaylanmış olması. Geçiş gerçekleştiğinde otomatik eylemler tetiklenebilir: e-posta bildirimi, otomatik PDF üretimi, dosya kopyalama veya dışa aktarım.

Kalite onay sürecini PDM iş akışına entegre eden firmalarda, SOLIDWORKS Inspection ile üretilen FAI raporları doğrudan vault'a eklenir ve kalite onayı iş akışının bir parçası haline gelir. Tasarım dosyası ile kalite belgesi aynı revizyon altında izlenir.

SOLIDWORKS PDM Professional, ERP sistemleriyle çift yönlü veri alışverişi sağlar. Vault'taki BOM (malzeme listesi) ERP'ye aktarılır; ERP'deki malzeme numaraları ve stok kodları PDM meta verisiyle eşleştirilir.

Bu entegrasyon mühendislik-üretim köprüsünü kapatır: mühendislik tasarımı onaylandığında BOM otomatik olarak satın alma veya üretim planlama sistemine iletilir. Manuel veri girişi ortadan kalkar; kopya veri ve giriş hataları azalır.